Vi siete mai fatti fare un preventivo? La caldaia da noie, la macchina fa rumore, c’è da ritinteggiare il bagno. Insomma, cose così.

Avete mai fatto caso allo sguardo dell’artigiano in quel momento?

A metà tra l’impegnato e il gaudente, tra il tecnico specializzato e John Wick.

Fissa il problema, poi guarda voi, ripete più volte questo sciamanico rituale, quasi a capire quanto può affondare la lama, scrive cifre mirabolanti sul retro di uno scontrino ed ecco, improvvisa, come un’eruzione cutanea, compare la stima. Un miracolo di San Gennaro, che si ripete periodicamente per ognuno di noi.

Alzi la mano chi non si è mai chiesto: “ma come fanno? “

Non c’è nulla di cui stupirsi e chi ha fatto l’artigiano lo sa benissimo. Saper “fare” il preventivo fa parte dell’arte, è solo una, delle molte competenze tecnico-relazionali, di cui deve essere dotato un buon professionista.

Adesso contattate una grossa azienda per chiedere il preventivo di un loro prodotto di cui, ieri, avevate disperatamente bisogno. Il commerciale agita la bacchetta magica: “meno 60, meno 10, meno 5, sconto nuovo cliente” e….. ecco il prezzo!

Differenze con l’artigiano? Rivolgersi Settimana Enigmistica.

Ma una differenza ci dovrebbe essere. Nasce dall’idea che l’impresa industriale sia un sistema monolitico, schematicamente ordinato, quasi militaresco nel gestire cose di questo genere.

In realtà il problema viene da lontano e mi sono convinto che risieda nella infinita confusione che faccio tra la figura del “venditore” e del “commerciale”, attribuendo, al primo, il premio “enciclopedia” e al secondo…. anche.

Ironia a parte, vendere è difficile ed ognuno fa il suo mestiere ma la questione del preventivo è sempre più importante per le aziende nostrane che vivono più di commessa che di catalogo. Penso a persone mandate a fare un prezzo senza un costo minimo e sento il gelo, perché è proprio il costo che crea la base di un preventivo.

Mi è venuto in mente di scrivere su questo argomento perché un collega di lavoro mi ha chiesto se e come sia possibile integrare gli standard delle risorse impiegatizie nel processo di costificazione con sistema ABC (Activity Based Costing).

Il costo vivo di una fornitura è dato dalla somma di due fattori:

1. Il costo dei materiali impiegati, scarti compresi
2. Il costo della “trasformazione” o, se preferite, del “processo di erogazione”

Del primo, posso solo dire che è noto, anche se penso che chi si occupa di “procurement” abbia magari da ridire. Nella definizione del prezzo, il costo dei materiali è un rigiro di costo, sempre che non si voglia speculare. Ma questo aspetto non rientra più nel tecnicismo del preventivo: la chiudo qui e lascio la parola agli esperti.

Diversa è invece la questione del costo di trasformazione. È qui che l’artigiano valorizza sé stesso ed è qui che l’impresa industriale – che deve valorizzare una struttura complessa – fatica a trovare un numero razionale. Il problema si complica ulteriormente quando l’elemento da costificare è un servizio: ci sono tante teorie al riguardo ma poche soluzioni pratiche e molto empirismo.

Non è facile districarsi tra mille soluzioni, spacciate come perfette, senza perdere di vista l’obiettivo: determinare il “costo giusto” di ciò che devo vendere. È proprio nel termine “giusto” che si nasconde l’insidia, perché l’aggettivo è qualitativo mentre il costo è quantitativo e le due cose non vanno d’accordo: sono incompatibili, come olio e acqua.

Allora mettiamola sul piano di una ricetta culinaria. Gli ingredienti essenziali per la definizione del costo del venduto sono:

1. Piano dei conti riclassificato
2. Impiego dei centri di lavoro
3. Distinta base ai materiali (vuoto per pieno)
4. Ciclo di produzione ovvero impiego unitario delle risorse

Provo una strada per esclusione, del tipo “celo”, “manca”.

Il Piano dei conti è sicuramente “celo”. L’Amministrazione mi costa un patrimonio ma almeno è precisa per natura (fiscale).

L’impiego mensile dei centri di lavoro, siano torni a CN oppure furgoni o software, è ormai quasi certo. Celo!

La Distinta base ai materiali possiamo metterla in “celo”: magari non è sempre perfetta ma ci sta. L’unico problema è che non è sempre necessaria: un servizio logistico non ha Distinta base e deve essere ugualmente costificato.

L’impiego unitario delle risorse è sicuramente “manca”. Per impiego unitario intendo la quantità di risorsa (uomo o macchina) impegnata – non semplicemente utilizzata – per unità di venduto (prodotto o servizio erogato).

Perché manca? Perché è difficile da determinare. Finché parliamo di un operatore che monta una valvola o scarica un macchinario dentro una fabbrica, tutto sommato, negli ultimi 20 anni, le cose sono migliorate. La sfida adesso è quella di preventivare il servizio associato al prodotto – oltre, naturalmente, il prodotto stesso.

Ho trovato una grande ispirazione nella soluzione di una notissima azienda di e-commerce che, come tutte le aziende commerciali, non vive della produzione di valore ma marginando sul costo di un servizio. Nella fattispecie il servizio logistico.

Occhio che potrebbe essere un servizio bancario, di caregiving o, generalizzando, quello che preferite.

Queste aziende vivono di “costi”: sono l’incubo del manager.

Mi immagino le riunioni infuocate sotto la pressione della Direzione generale da un lato e le maestranze sul piede di guerra dall’altro. Finché, come sempre, salta fuori la soluzione: l’armadio.

Si. Proprio l’armadio. Quello che in inglese si chiama “locker”. Se guardate bene ne avete certamente uno molto vicino a voi.

L’impiego delle risorse – uomo e furgone – è la chiave del costo distributivo e l’ignoranza, con i valori in gioco, non è ammessa. La genialità sta nel ribaltare un punto di vista: passare dalla riduzione del costo generale alla conoscenza del costo unitario. La prima è un atto di forza, la seconda un percorso di sapere.

I processi in gioco sono due.

Il vecchio processo, la consegna porta a porta, presenta un impegno unitario di risorse gravemente “incerto” perché funzione di molte variabili ambientali: meteo, tempi di risposta, cani mordaci….

Come migliorare? Correre, correre, correre. Artigianale, soggettivo, comodo.

Il nuovo processo, la consegna in armadio, garantisce un impiego di risorse “certo”, un tempo di consegna affidabile, ripetibile e – molto importante – indipendente da chi lo eroga.

Come migliorare? Analizzare il mercato, mettere gli armadi nel posto giusto, ricalcolare. Industriale, oggettivo, analitico.

Che vi piaccia il minestrone classico in formato “Centri di Costo” o la zuppa esotica in stile “ABC” poco conta: senza gli ingredienti giusti il piatto sarà indigesto e dormirete sonni agitati.