Informativa Privacy Qualitas Informatica

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI di Qualitas Informatica S.p.A.

ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679

Questa informativa è resa nel rispetto del Regolamento Generale Europeo sulla Protezione dei Dati Personali UE 2016/679 (“GDPR”) e successive modifiche e/o integrazioni nonché della legislazione o regolamenti nazionali in tema di trattamento dei dati personali di volta in volta applicabili (“Normativa Privacy”) per garantire che il trattamento di dati personali si svolga nel rispetto dei diritti e libertà delle persone con particolare riguardo alla protezione dei dati personali.

Con il termine “dato personale” si intende qualunque informazione relativa a persona fisica, identificata o identificabile, anche indirettamente, con riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale.

Con il termine “trattamento” si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

Con il termine “interessato” si intende la persona fisica a cui si riferiscono i dati personali.

1. Titolari e/o Contitolari del trattamento

Le società (“Società”) del perimetro Impresoft Group (“Gruppo”), qui di seguito indicate, trattano, a seconda delle specifiche finalità perseguite e indicate nella presente informativa i dati personali degli interessati autonomamente o congiuntamente ai sensi del Regolamento Europeo 2016/679 (“GDPR”).

Formula S.p.A., sede legale e amministrativa Via Bisceglie 76, Milano, CF. e P.I. 05488960013, in persona del legale rappresentante Antonello Morina; indirizzo email: gdpr@formula.it

Qualitas Informatica S.p.A., sede legale Via Vecchia Ferriera, 5 Vicenza (VI), CF. e P.I. 01833260241, in persona del legale rappresentante Sergio Gasparin; Indirizzo email: privacy@qualitas.it

4ward S.r.l., sede legale in Via del Vigneto 33, Bolzano, CF. e P. I. 03408060964, in persona del legale rappresentante Christian Carlo Alberto Parmigiani; indirizzo email: dpo@4wardpro.it

NextTech S.r.l., sede legale Piazza San Nicolò,15 30034 Mira (VE) CF. e P.I. 05488960013, in persona del legale rappresentante Mauro Dal Corso; indirizzo email: info@nexttech.it

OpenSymbol S.r.l., sede legale in Via Vecchia Ferriera, 5 Vicenza (VI), CF. e P.I. 03184500241, in persona del legale rappresentante Enrico Maggi; indirizzo email: info@opensymbol.it

Next CRM S.r.l., con sede legale in Via Rossini, 6, Vicenza (VI), CF e P.I. 04119450247, in persona del legale rappresentante Luigi Mattiazzi ; indirizzo email: privacy@nextcrm.it

Kipcast S.r.l., con sede legale in Via Spagnole 2/B, Sant’Ambrogio di Valpolicella (VR), CF e P.I. 03595380233, in persona del legale rappresentante Giovanni Guardalben; indirizzo e-mail: info@kicast.com

GN Techonomy S.r.l., con sede legale in Via Carducci, 32, Milano (MI), CF e P.I. 02391090160, in persona del legale rappresentante Gualtiero Biella; indirizzo email: info@gntechonomy.com

Cloudnova S.r.l., con sede legale in Via Riva del Grappa 18, Cittadella (PD), CF e P.I. 04673080281 , in persona del legale rappresentante Alessandro Bodo; indirizzo e-mail: info@cloudnova.it

Hiteco S.p.A., con sede legale in Via Roberto Lepetit 8/10, Milano (MI), CF e P.I. 10751490961, in persona del legale rappresentante Roberto Battista; indirizzo email: privacy@hiteco.it

di seguito, disgiuntamente la/le Titolare/i o congiuntamente le Contitolari.

Le predette società agiscono in qualità di autonomi Titolari del trattamento dei dati per le finalità di cui al paragrafo 3. Le stesse inoltre possono agire in qualità di Contitolari relativamente al trattamento dei dati per le finalità commerciale in senso lato e di marketing come specificato al successivo paragrafo 4, avendo determinato congiuntamente le finalità, modalità e i mezzi del trattamento attraverso la conclusione di uno specifico accordo ai sensi dell’art. 26 del GDPR.

Le Contitolari, al fine di agevolare i rapporti tra gli interessati e ciascun Titolare del trattamento, hanno individuato indirizzo mail comune di Gruppo, oltre a quello proprio di ciascuna Società: privacy@impresoftgroup.com

2. Fonti e Tipologia di dati trattati

I dati personali trattati dalle predette Titolari sono raccolti direttamente dal/dai sito/i internet delle singole Società Titolari o dal sito del Gruppo, dai servizi web in essi contenuti (c.d. digital touch points), ovvero in occasione di eventi organizzati dalle Titolari anche presso terzi come, ad esempio, partner commerciali, ed eventualmente arricchiti con informazioni reperibili tramite specifici servizi, Banche dati di Società Private (LinkedIn, CreditSafe, ecc.) o pubblicamente tramite consultazione di Pubblici Registri, C.C.I.A.A..

Nell’ipotesi in cui le Titolari acquisiscano dati da società esterne a fini di informazioni commerciali, ricerche di mercato, offerte dirette di prodotti e servizi, sarà fornita un’informativa all’atto della registrazione dei dati o, comunque, non oltre la prima eventuale comunicazione.

I dati trattati dalle Titolari possono includere informazioni personali e informazioni di contatto (nome, cognome, email, numero di telefono, indirizzo, ruolo, nome azienda ecc.). Inoltre, nell’adempimento di specifici obblighi relativi alla gestione del rapporto (quali ad esempio le comunicazioni obbligatorie alle Autorità), nonché in occasione dello svolgimento della propria attività d’impresa, può accadere che le Titolari trattino particolari categorie di dati ex art. 9 GDPR e i dati giudiziari ex art. 10 del GDPR.

Per quanto riguarda l’attività svolta da Qualitas Informatica S.p.A. in qualità di Titolare del trattamento, la stessa raccoglie e tratta sia dati personali forniti direttamente e volontariamente dagli interessati, che alcuni dati personali provenienti da pubblici registri, elenchi ed archivi o contenuti in atti o documenti conoscibili da chiunque (tenuti, ad es., da Camere di Commercio o presso l’Agenzia delle Entrate) o comunque generalmente accessibili (in quanto ricavati, ad esempio, da elenchi categorici, notizie di stampa e siti internet consultabili da chiunque), ed anche tramite l’utilizzo di cookie, propri o di terze parti.

L’invio dei dati da parte dell’interessato è facoltativo. Qualunque dato personale fornito a Qualitas Informatica S.p.A. comporta la sua successiva acquisizione ed il trattamento dello stesso a norma di legge e della presente Policy. L’interessato si assume la responsabilità di eventuali dati personali propri e/o di terzi pubblicati o condivisi e garantisce di avere il diritto di comunicarli, liberando Qualitas Informatica S.p.A. da qualsiasi responsabilità verso terzi.

3. Finalità e base giuridica dei trattamenti svolti dalle Titolari dei dati

Le Titolari trattano i dati personali dell’interessato laddove tale trattamento abbia una base legale o rientri nei propri interessi legittimi e non pregiudichi la protezione dei dati o dei diritti e delle libertà fondamentali dell’interessato. Gli interessi legittimi delle Titolari sono volti a mantenere, fornire e migliorare la propria tecnologia, i propri prodotti e servizi e garantire la sicurezza di questi.

Ciascun Titolare del trattamento, salvo per specifici casi di contitolarità come nel seguito riportati, potrà trattare i dati personali dell’interessato per le finalità di trattamento di seguito riportate:

Finalità strettamente connesse e strumentali all’instaurazione ed alla gestione di un contratto di cui l’interessato è parte ai sensi dell’art. 6 comma 1 lett. b) GDPR. Per la predetta finalità i dati personali saranno trattati dalle società del Gruppo Impresoft. Il conferimento dei dati personali non richiede il consenso, ma è necessario per perfezionare, dare esecuzione o proseguire il rapporto contrattuale con le Titolari.
Gestione dei rapporti con l’interessato derivanti dalle sue richieste di usufruire dei servizi/contenuti offerti all’interno del sito delle Titolari. Il conferimento dei dati personali non è obbligatorio, ma il rifiuto di fornirli può comportare per l’interessato l’impossibilità di ottenere i servizi e/o prodotti e/o contenuti richiesti, accedere ad altre eventuali iniziative offerte tramite il sito, ricevere le funzionalità, le risposte, le informazioni ed il materiale informativo richiesto alle Titolari. Il loro trattamento richiede il consenso dell’Utente.
Adempimento degli obblighi di legge, da regolamenti, dalla normativa comunitaria, da disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge o da organi di vigilanza e controllo (ai sensi dell’art. 6 comma 1 lett. c) GDPR. Il conferimento dei dati personali per le finalità di cui al presente punto è obbligatorio e il relativo trattamento non richiede il consenso.
Finalità di analisi aziendale: per migliorare l’attività e i propri servizi (ad es. rilevazione del grado di soddisfazione della clientela sulla qualità dei servizi resi e sull’attività svolta dalla Società, l’elaborazione di studi e di ricerche di mercato). Il conferimento dei dati personali non è obbligatorio e il relativo trattamento non richiede il consenso per sussistenza di legittimo interesse delle Titolari ad effettuare attività di analisi aziendale.
Finalità di marketing per la promozione e la vendita di prodotti e servizi analoghi a quelli già acquistati dall’interessato (c.d. soft spam), attraverso comunicazioni commerciali anche di specifico interesse dell’interessato. Il conferimento dei dati non è obbligatorio ed il loro trattamento non richiede il consenso per sussistenza di legittimo interesse dei Titolari ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. f) GDPR ad effettuare attività di marketing verso propri clienti.
Finalità di marketing proprie, attraverso comunicazioni commerciali anche personalizzate/di specifico interesse. Il conferimento dei dati non è obbligatorio ed il loro trattamento richiede il consenso, liberamente esprimibile e revocabile in qualunque momento come meglio sotto descritto (“I tuoi diritti”). L’eventuale mancato conferimento di dati personali da parte dell’interessato renderebbe impossibile migliorare l’offerta di prodotti e/o servizi delle Titolari in modo da renderli conforme alle preferenze degli interessati, ma non avrà alcuna conseguenza sulla possibilità per l’interessato di consultare il sito nelle aree ad accesso anonimo. L’interessato non potrà tuttavia ricevere le informazioni sui prodotti e/o servizi offerti dalle Titolari.
Gestione del/dei sito/i (analisi statistica). Il conferimento dei dati personali non è obbligatorio ed il loro trattamento non richiede il consenso per sussistenza di legittimo interesse delle Titolari ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. f) GDPR alla gestione del proprio sito web.
Attività di selezione e ricerca del personale svolta per proprie esigenze aziendali. Il conferimento dei dati personali non è obbligatorio, ma il rifiuto di fornirli può impedire alle Titolari di valutare il profilo professionale dell’interessato ai fini dell’instaurazione di un rapporto di lavoro. Il relativo trattamento richiede il consenso dell’interessato.
Difesa giudiziale: se necessario per accertare, esercitare o difendere i propri diritti in sede giudiziaria. Il conferimento dei dati personali è obbligatorio e il relativo trattamento non richiede il consenso.

Qualora venissero aggiunte finalità del trattamento dei dati ulteriori rispetto a quelle sopra indicate, verranno riportate specifiche informazioni aggiuntive che descriveranno in dettaglio la tipologia dei dati trattati in relazione a tali ulteriori finalità.

4. Trattamenti svolti in regime di Contitolarità

Le Contitolari, come identificati all’interno del paragrafo 1 della presente informativa, hanno stipulato un Accordo di Contitolarità a norma dell’articolo 26 del Regolamento.

Le Titolari del trattamento, mediante il suddetto accordo, intendono trattare congiuntamente i dati raccolti nell’esercizio delle loro attività per le finalità commerciale di gestione della propria clientela e di marketing. Nello specifico, tali attività hanno ad oggetto:

invio di materiale promozionale (invio di newsletter, promozione di workshop, webinar, eventi, promozione di prodotti e servizi) e comunicazioni commerciali a distanza automatizzate (come email, sms, instant messaging) e tradizionali (come chiamate tramite operatore);
rilevazione di qualità anche attraverso tecniche di comunicazioni a distanza automatizzate (come email, sms, instant messaging) e tradizionali (come chiamate tramite operatore).

Il conferimento dei dati per la finalità di marketing è facoltativo ed il relativo trattamento è sottoposto al presupposto legittimante del consenso. Il mancato consenso al trattamento non consentirà l’attività di promozione indicata, ma non pregiudicherà in alcun modo l’interessato.

Per le predette finalità commerciale e di marketing, le Contitolari hanno altresì determinato congiuntamente nell’ambito dello specifico accordo le modalità di trattamento e hanno definito, in modo chiaro e trasparente, le procedure per fornire all’interessato un tempestivo riscontro qualora desiderasse esercitare i suoi diritti, riportate di seguito all’art. 9 della presente informativa, così come previsti dagli articoli 15, 16, 17, 18 e 21 del Regolamento nonché nei casi di portabilità dei dati personali previsti dall’articolo 20 del Regolamento.
descriveranno in dettaglio la tipologia dei dati trattati in relazione a tali ulteriori finalità.

5. Luogo e modalità di trattamento dei dati personali

In relazione alle indicate finalità, il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.
Qualitas Informatica S.p.A. tratterà i dati personali dell’interessato esclusivamente con personale tecnico incaricato di tale elaborazione, con modalità prevalentemente automatizzate e informatizzate, idonee a garantirne, in relazione alle finalità per le quali i dati sono trattati, la sicurezza e la riservatezza, nonché ad evitare accessi non autorizzati ai dati stessi. Qualitas Informatica S.p.A. non esegue processi decisionali automatizzati.

I trattamenti dei dati raccolti hanno luogo presso le sedi di Qualitas Informatica S.p.A.

I dati saranno conservati eventualmente anche presso i datacenter di Brennercomm situati a Trento e Bolzano, e/o su ambienti cloud/SaaS pubblici, come ad esempio non esaustivo Microsoft, Google, Amazon, Hubspot.

6. Conservazione dei dati personali

I dati personali dell’interessato saranno conservati solo per il tempo necessario per conseguire le finalità per le quali vengono raccolti, nel rispetto del principio di minimizzazione ex art. 5.1.c) GDPR e, con riferimento alle finalità promozionali e di marketing fino alla revoca del consenso al trattamento.

In particolare, per quanto riguarda il trattamento per le finalità di marketing, in mancanza di specifiche indicazioni normative o regolamentari, i dati saranno trattati e conservati (salvo opt-out o revoca) per un tempo congruo rispetto all’interesse manifestato dalla persona cui riferiscono i dati verso le iniziative della Titolare. In ogni caso, l’interessato può sempre chiedere l’interruzione del trattamento o la cancellazione dei suoi dati, come di seguito previsto.

Le Titolari potrebbero conservare alcuni dati anche dopo la cessazione del rapporto in funzione del tempo necessario per la gestione di specifici adempimenti contrattuali o di legge nonché per finalità di natura amministrativa, fiscale e/o contributiva periodo di tempo imposto da leggi e da regolamenti in vigore, nonché per i tempi necessari a far valere eventuali diritti in giudizio.
In ogni caso, i dati vengono trattati oltre che nel rispetto della normativa vigente, secondo i canoni di riservatezza ai quali le Titolari del trattamento si sono sempre ispirate.

Qualitas Informatica S.p.A. per quanto riguarda la propria attività, conserva i dati per il tempo necessario allo svolgimento del servizio eventualmente richiesto dall’interessato, o per il perseguimento delle finalità descritte in questa informativa.

I tempi di conservazione varieranno a seconda del tipo di dati trattati, ma, in generale, Qualitas Informatica S.p.A. si riferisce a questi criteri per determinare il periodo di conservazione:

Se esiste una necessità legale o contrattuale di conservare i dati.
Se i dati sono necessari per fornire i propri servizi.

Una volta venuta meno la necessità e/o obbligo di elaborare i dati personali dell’interessato, Qualitas Informatica S.p.A. provvederà ad eliminarli o a renderli anonimi o, se ciò non fosse possibile (ad esempio, poiché i dati personali sono stati archiviati negli archivi di backup), a conservarli in modo sicuro, anonimizzandoli ed escludendoli da qualsiasi ulteriore trattamento fino alla loro cancellazione.

7. Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati

Le Titolari potranno comunicare i dati personali degli interessati a soggetti terzi, in adempimento di obblighi legali.

Previo specifico consenso, le Titolari potranno comunicare i dati personali a società terze (non facenti parte del Gruppo) che li tratteranno in qualità di autonomi titolari del trattamento, a fini di informazione commerciale, indagini statistiche, ricerche di mercato, offerte dirette di loro prodotti e servizi.
Le Titolari potranno comunicare i dati personali dell’interessato a soggetti terzi che opereranno in qualità di Titolari autonomi o saranno designati Responsabili del trattamento e sono essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie:

- soggetti che svolgono servizi bancari, ivi compresi i soggetti che intervengono nella gestione di sistemi di pagamento;
- persone, società, associazioni o studi professionali che prestino servizi o attività di assistenza e consulenza ai titolari, con particolare ma non esclusivo riferimento alle questioni in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria e finanziaria, commerciale;
- partner commerciali, di marketing, legali, fornitori di servizi tecnici e/o di piattaforme software, amministratori di sistema, hosting provider, società informatiche, agenzie di comunicazione;
- soggetti che svolgono adempimenti di controllo, revisione e certificazione delle attività poste in essere dalle società del Gruppo anche nell’interesse della clientela.

L’elenco nominativo aggiornato degli eventuali soggetti a cui i dati personali degli interessati potranno essere comunicati e/o trasferiti è disponibile presso Qualitas Informatica S.p.A. contattandoci a: privacy@qualitas.it

I dati dell’interessato non verranno comunicati, divulgati né tantomeno venduti a terzi od utilizzati per scopi diversi da quelli sopra indicati, se non previa comunicazione e consenso espresso dell’interessato, ove necessario.

8. Trasferimento dei dati extra UE

L’eventuale trasferimento dei dati verso Paesi Terzi extra UE per le finalità indicate ai precedenti punti 3 e 4, potrà avvenire, nel rispetto delle modalità consentite dalla legge vigente e in particolare in base alle disposizioni del GDPR di cui: i) all’art. 44 – Principio generale per il trasferimento; ii) all’art. 45 – Trasferimento sulla base di una decisione di adeguatezza; iii) all’art. 46 – Trasferimento soggetto a garanzie adeguate; iv) all’art.49 – Deroghe in specifiche situazioni.

I dati pertanto potranno essere trasferiti:

verso Paesi Terzi extra UE o organizzazioni internazionali, se la Commissione Europea ha ritenuto che detti Paesi o organizzazioni garantiscano un livello di protezione adeguato (art. 45 del GDPR)
verso Paesi Terzi extra UE o organizzazioni internazionali che abbiano fornito garanzie adeguate (ad esempio l’adozione di Clausole Standard approvate dalla Commissione Europea) a condizione che l’interessato disponga di diritti azionabili e mezzi di ricorso effettivi – (art. 46 del GDPR)
verso Paesi Terzi extra UE o organizzazioni internazionali, sulla base di norme vincolanti d’impresa (Binding Corporate Rules –BCR) per società facenti parti dello stesso gruppo imprenditoriale (art. 47 del GDPR)
verso Paesi Terzi o organizzazioni internazionali, sulla base della deroga prevista al ricorrere delle condizione di cui all’art. 49 e in particolare di quelle di cui al comma 1, lettera: b) esecuzione di un contratto; c) conclusione o esecuzione di un contratto tra il Titolare e altra persona fisica o giuridica nell’interesse dell’interessato.

9. Diritti dell’interessato

In base agli artt. 15-22 GDPR agli interessati sono riconosciuti specifici diritti. In particolare, l’interessato può ottenere dalle Titolari: l’accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la revoca del consenso nonché la portabilità dei dati che lo riguardano. L’interessato ha inoltre diritto di opposizione al trattamento per motivi legittimi e/o per finalità commerciali.

Le Titolari si impegnano a rispondere il prima possibile all’interessato dopo averne verificato l’identità.

Nel caso in cui venga esercitato il diritto di opposizione, ciascuna Titolare e/o le società Contitolari si riservano la possibilità di non dare seguito all’istanza, e quindi di proseguire il trattamento, nel caso in cui sussistano motivi legittimi obbligatori per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, diritti e libertà dell’interessato.

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati sia verso le singole Titolari che congiuntamente verso le Contitolari inviando una comunicazione scritta ai seguenti indirizzi di posta elettronica:

Impresoft Group: privacy@impresoftgroup.com

Formula Impresoft S.p.A.: gdpr@formulaimpresoft.com

Qualitas Informatica S.p.A.: privacy@qualitas.it

4ward S.r.l.: dpo@4wardpro.it

NextTech S.r.l.: privacy@nexttech.it

OpenSymbol S.r.l: privacy@opensymbol.it

Next CRM S.r.l.: direzione@pec.nextcrm.it

Si informa l’interessato che, ai sensi dell’art.12 del GDPR, se le richieste dell’interessato risultino essere manifestamente infondate o eccessive, in particolare per il loro carattere ripetitivo, le Titolari del trattamento potranno: a) addebitare un contributo spese ragionevole, tenendo conto dei costi amministrativi sostenuti per fornire le informazioni o le comunicazioni o intraprendere l’azione richiesta oppure b) rifiutare di soddisfare la richiesta.

L’interessato ha inoltre diritto a proporre reclamo innanzi all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali

10. Link ad altri siti web

Il sito può contenere link ad altri siti web. Tuttavia, una volta che l’interessato ha utilizzato questi link e lascia il presente sito, Qualitas Informatica S.p.A. non avrà alcun tipo di controllo sugli altri siti web. Qualitas Informatica S.p.A. non sarà in nessun modo responsabile per la protezione e la riservatezza delle informazioni che si forniscono nel visitare tali altri siti. Si consiglia di leggere attentamente l’informativa sulla privacy applicabile al sito in questione.

11. Responsabilità di Qualitas Informatica S.p.A.

Fermo restando che Qualitas Informatica S.p.A. si impegna in ogni modo a garantire che le informazioni contenute in questo sito siano accurate, la stessa non garantisce la completezza delle informazioni che si trovano su di esso.

Qualitas Informatica S.p.A. non può inoltre garantire che i server siano esenti da errori, virus o bug, motivo per cui è responsabilità dell’interessato prevedere adeguate misure per la protezione contro tali minacce. Si consiglia la scansione di tutti i file prima di scaricare.

In nessun caso Qualitas Informatica S.p.A. può essere ritenuta responsabile per eventuali danni accidentali, indiretti, conseguenti o speciali di alcun tipo, compresi, senza limitazione, quelli derivanti da perdita di profitto, perdita di contratti, o relativi all’avviamento, ai dati, alle informazioni, al reddito, o alle relazioni d’affari, anche se non conosciuti o conoscibili, derivanti da o in connessione con l’uso di questo sito web o di altri siti collegati.

12. Modifiche a questa privacy policy

Qualitas Informatica S.p.A. si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente informativa in qualunque momento dandone comunicazione agli interessati su questa pagina. Nel caso di mancata accettazione delle modifiche apportate alla presente informativa, l’interessato è tenuto a cessare l’utilizzo di questo sito e può richiedere a Qualitas Informatica S.p.A. di rimuovere i propri dati personali. Salvo quanto diversamente specificato, un’informativa continuerà ad applicarsi ai dati personali raccolti durante la sua vigenza.

Ultimo aggiornamento: agosto 2021