La LEAN THINKING si apre alla digitalizzazione e alla virtualizzazione

Se gestisci gruppi di lavoro lo sai!
E’ l’Ing. Paolo Sbalchiero, Project Leader di Qualitas Informatica a raccontarci che cosa significa trovarsi uniti in un’unica stanza per condividere esperienze e know-how. Oggi, che per tutelare la nostra salute siamo obbligati a stare ad un metro di distanza, pensare di trovarsi insieme in un unico posto sembra una realtà lontana, visto il momento impegnativo che stiamo vivendo in questi giorni.


Il lunedì, in Qualitas Informatica, è un giorno dove tutti ci si ritrova in ufficio, per un momento di riflessione e per ripercorrere insieme i progetti fatti, condividere i successi e stabilire le nuove mete: abbiamo scelto il metodo OBEYA come metodologia di gestione dei progetti.


In un lunedì qualunque ci saremmo ritrovati intorno ad un tavolo in un confronto che permette la crescita dell’interno team di lavoro, ed invece siamo in casa impegnati a fare i conti con quello che la situazione ci offre. E’ così che la potenza dell’Obeya room viene annullata?

Ora che i progetti sono bloccati e ciascuno di noi si trova a casa sua, cosa possiamo fare?

Le pratiche lean sembrano spesso disassociate dal mondo dell’IT. Nonostante ciò la necessità crescente di avere pratiche condivise e distribuite tra team dislocati in diverse aree geografiche, fa sì che anche il lean thinking si apra alla digitalizzazione e alla virtualizzazione.

Tempo di lettura: 5 minuti

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Introduzione

Negli ultimi decenni, la Lean Thinking (o pensiero snello) ha rivoluzionato il modo con cui gestire i diversi processi aziendali. In particolare, a partire dalla metà degli anni ‘80 le espressioni Lean Manufacturing e Lean Production si sono diffuse a livello globale, portando con se la diffusione dei concetti di miglioramento continuo (kaizen) e di eliminazione degli sprechi (muda).

E’ il nostro Ing. Paolo Sbalchiero, Project Leader di Qualitas Informatica, a raccontarci come si sia evoluta OBEYA.

 

CAPITOLO 1

Che cos’è Obeya?

 

L’Obeya è una metodologia standard della Lean Manufacturing applicata da molteplici imprese industriali nell’ambito della filosofia di Lean Thinking. Un’Obeya è una grande stanza (ad esempio una sala riunioni), un luogo dove facilitare la comunicazione in modo tempestivo ed efficace durante i meeting decisionali di progetto.

 

Tutto ha inizio con la Lean Thinking

Negli ultimi decenni, la Lean Thinking (o pensiero snello) ha rivoluzionato il modo con cui gestire i diversi processi aziendali. In particolare, a partire dalla metà degli anni ‘80 le espressioni Lean Manufacturing e Lean Production si sono diffuse a livello globale, portando con se la diffusione dei concetti di miglioramento continuo (kaizen) e di eliminazione degli sprechi (muda). L’approccio Lean, nato in Toyota nel secondo dopoguerra, si è oggi diffuso a livello globale, estendendosi oltre gli ambiti più propriamente produttivi fino a coinvolgere ogni flusso fisico o informativo delle aziende, ed è oggetto di continui studi ed approfondimenti nelle imprese di tutto il mondo.

 

 

Dove nasce Obeya

Tra i vari strumenti proposti dalle pratiche Lean spicca l’Obeya, termine giapponese (大部屋) che letteralmente significa “grande stanza”.

A introdurre questo metodo di lavoro fu – secondo la tradizione letteraria – il Chief Engineer Takeshi Uchiyamada, responsabile dello sviluppo della nuova piattaforma Toyota Prius alla fine degli anni Novanta, il quale identificò una particolare stanza in cui incontrare i responsabili delle varie funzioni aziendali coinvolte nel progetto per verificare l’avanzamento lavori, risolvere gli eventuali problemi e prendere decisioni condivise, con il supporto di strumenti visivi dall’impatto immediato (es. poster, grafici, schemi, diagrammi, ecc.).

In foto il Chief Engineer Takeshi Uchiyamada

Attraverso questa tecnica riuscì a ridurre i tempi di comunicazione tra i diversi ingegneri e allineare quelli che erano gli obiettivi, le priorità, le scelte tecniche da fare e i problemi da risolvere. Il risultato fu talmente sorprendente che Toyota decise di adottare lo stesso metodo per tutti i successivi progetti.

 

 

Obeya oggi: uno strumento della Lean Manufacturing

L’Obeya è oggi una metodologia standard della Lean Manufacturing applicata da un numero sempre maggiore di imprese industriali nell’ambito della già citata filosofia di Lean Thinking.

 

Un’Obeya è una grande stanza (ad esempio una sala riunioni), un luogo dove facilitare la comunicazione in modo tempestivo ed efficace durante i meeting decisionali di progetto. Alle pareti di un’Obeya sono appesi grafici e diagrammi che descrivono le tempistiche di un progetto (es. diagrammi di Gantt e Pert), l’avanzamento dei lavori (Schedule Board), gli eventuali problemi riscontrati e le azioni correttive intraprese (Issue Board e Issue Analysis) dal gruppo di lavoro.

 

Gli strumenti visuali sono aggiornati manualmente dai membri del team durante frequenti meeting di progetto, spesso rapidi e condotti in piedi.

Sui diagrammi sono immediatamente identificabili eventuali deviazioni di progetto. In un’Obeya il team dispone delle informazioni fondamentali per decidere eventuali modifiche e correzioni, condividendo in tempo reale le proprie esperienze e anche le proprie responsabilità.

Le inefficienze comunicative, tipiche dei classici processi decisionali, in un’Obeya si riducono, infatti viene favorita la condivisione tra le persone e le funzioni coinvolte. I tempi di decisione e di definizione sono ridotti al minimo, le attese e le ridondanze informative sono eliminate, Cioè pure le barriere organizzative proprie dei modelli funzionali.

Tutto ciò rende l’Obeya un potente mezzo a supporto dei processi di progettazione, capace di aumentare l’efficienza e l’efficacia della fase progettuale, tramite il ricorso a strumenti comunicativi semplici, poco costosi e di immediata comprensione.

 

 

CAPITOLO 2

I limiti di Obeya

 

Nonostante i vantaggi, l’Obeya fisica non è esente da diversi limiti. Un’Obeya fatta di muri e di carta è sostanzialmente inadeguata contesti industriali molto parcellizzati e distribuiti: in un’Obeya tradizionale i membri del team devono essere contemporaneamente presenti in azienda, e devono poter fisicamente accedere alla stanza preposta per l’Obeya. Le informazioni sono congelate nei diagrammi appesi ai muri della sala, risultando irraggiungibili ad esterni (es. membri del team non coinvolti nelle sessioni di Obeya, oppure esperti esterni all’impresa).

Da un’Obeya fisica non si possono esportare informazioni (al più si può fare una foto o una ripresa ai grafici, da condividere in remoto). Si fa inoltre fatica a inserire dati e conoscenza.

Un’Obeya fisica è statica e pressoché passiva; ad esempio, la storia degli eventi di progetto, una volta che il progetto gestito in Obeya è finito, viene persa nel momento in cui si buttano i diagrammi utilizzati nella stanza, senza che si possa attivare alcun meccanismo efficace di persistenza della conoscenza sviluppata.

Toyota prius

In foto un modello di Toyota Prius con il suo creatore Takeshi Uschiyamada

 

Infine, il grande vantaggio di avere tutto il team in un’unica “grande stanza” diventa un forte limite nel momento in cui le aziende lavorano in un ambiente globalizzato oppure nel sempre più crescente ambito dello smartworking nel quali i diversi attori (es. progettisti, esperti, rappresentanti di altre funzioni di staff, ecc.) sono fisicamente dislocati in luoghi diversi.

 

CAPITOLO 3

Come superare i limiti di Obeya? (Digital Obeya)

 

Come superare i limiti dell’Obeya fisica? Una valida risposta è NET@PRO DOBEYA Dobeya, (Digital – Obeya), ossia una piattaforma web che consente di avere un certo numero di team distribuiti geograficamente che collaborano anche in diverse meeting room. In questo scenario, i partecipanti hanno una visione completa del progetto tramite una piattaforma di contenuti diversi, in una sorta di Obeya non più basata su carta, ma informatizzata, virtuale.

La NET@PRO DOBEYA diventa un ambiente dinamico che permette l’aumento della collaborazione tra le persone migliorando l’apprendimento dei singoli e lo scambio di conoscenza all’interno di diversi team di progetto.

La NET@PRO DOBEYA così concepita permette di creare più stanze di lavoro dove si può monitorare lo stato di avanzamento del progetto, condividere file e documenti, prendere decisioni, collaborando in tempo reale o anche in modo asincrono con i membri del team che hanno accesso alla medesima stanza, è infatti disponibile un set di notifiche che consentono ai partecipanti di essere avvisati sulle modifiche intervenute.

 

CAPITOLO 4

Quali sono i vantaggi di DOBEYA

 

Da un punto di vista del Lean Management, l’utilizzo della NET@PRO DOBEYA riduce gli sprechi dovuti all’attesa, la ricerca è più efficiente e il lavoro può essere svolto in maniera più produttiva.

Nella NET@PRO DOBEYA l’interfaccia utente svolge un ruolo chiave per la collaborazione, è possibile visualizzare più documenti, applicazioni o pagine web nella stessa schermata, decidere come posizionare le schermate all’interno di ogni stanza, grazie all’utilizzo di un meccanismo drag and drop, creare nuovi template di applicazioni all’interno di ogni stanza e, se autorizzati, condividere l’accesso ad altri utenti. Questo ambiente virtuale permette di mettere in contatto persone presenti in luoghi fisici diversi, aumentando il livello di collaborazione sia dentro che fuori l’azienda.

Oltre ad avere più partecipanti all’interno di una singola stanza, è possibile visualizzare diverse pagine nello stesso momento che possono essere minimizzate, massimizzate e cambiate di posizione a piacimento, in modo da avere un controllo visivo su molteplici attività svolte all’interno di un progetto.

 

CONCLUSIONI

La LEAN THINKING si apre alla digitalizzazione e alla virtualizzazione

 

Le pratiche lean sembrano spesso disassociate dal mondo dell’IT. Nonostante ciò la necessità crescente di avere pratiche condivise e distribuite tra team dislocati in diverse aree geografiche, fa sì che anche il lean thinking si apra alla digitalizzazione e alla virtualizzazione.

 

Tutto questo incontra anche gli approcci più innovativi in ambito di gestione dei progetti come ad esempio la metodologia Agile che ricorre ad un’organizzazione del lavoro in cicli brevi, con feedback rapidi sui prodotti e soluzioni, così da soddisfare al meglio le aspettative del cliente. La filosofia Agile, infatti, diventa la risposta più efficiente per rafforzare l’organizzazione di un team, per ottimizzare e migliorare il processo di sviluppo e fornire un prodotto migliore, per questo si avvale, dell’Obeya come principale strumento per raggiungere un’elevata efficienza comunicativa e di problem solving.

Con l’utilizzo della NET@PRO DOBEYA si raggiunge il massimo dell’efficacia perché si uniscono i vantaggi del dialogo diretto al supporto di un metodo sistemico progettato per ottimizzare l’intero flusso di informazioni.

 

 

Scritto da Ing. Paolo Sbalchiero, Project Leader di Qualitas Informatica un’azienda Impresoft Group

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